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活用事例
弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」の活用事例をご紹介します。

第4回 DMの合併住所
月刊ホテル旅館 2006年2月号 掲載

平成の大合併がまもなく一段落しようとしている。顧客管理システムを持っている施設では、DMを出す際に頭を悩ませているところも多いはずである。もちろん、旧住所のままでも届くように日本郵政公社では配慮されているが、それなりの施設では、合併後の新住所でDMを出したいと思うのは当然のことである。もらう側も新しい住所で届けば感心するであろう。

コンピュータを導入して顧客管理を推進しているホテルや旅館も少なくないであろう。予約業務やフロント会計を行うだけで自動的に顧客登録されて管理が簡単にできるシステムも増えてきた。現場で顧客情報が活用されるようになったものの、閑散期やイベントの際には、蓄積してある顧客情報を活用してダイレクトメールを送るといったことはまだまだ活用方法としては代表的なものだ。

ところで、日本郵政公社のホームページにある「市町村合併が行われる住所の郵便番号一覧」をご覧いただいたことがあるだろうか。最近の合併情報だけでもこれだけのものがある。数年前まで遡ると相当な量になるのである。顧客管理機能を持つホテル旅館システムや顧客管理専用ソフトにはデータのエクスポート(外部へ出力)とインポート(外部から入力)といった機能が付いているが一括変換で置き換えるのも至難の業である。

そこで、ホテル旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*」では、合併住所の情報を使って変更された住所を一括変更する機能を標準搭載している。顧客マスタに登録されているデータのみならず全国電話帳データベースを検索して表示する住所も新しい住所で表示されるようになっている。合併して間もない顧客に新しい住所で案内するとかえって顧客のほうが驚いてしまうこともある。しかも遠方のホテルや旅館から新しい住所で案内されれば不思議にすら感じるかもしれない。

信南情報システムの近隣では、昨年の2月に長野県木曽郡山口村が岐阜県中津川市に編入合併となった。全国的にも都道府県を跨って合併したのは珍しいことである。しかも島崎藤村ゆかりの地である馬篭宿が長野県から岐阜県になったことは当時多く報道されたので記憶に新しい方もいるであろう。

平成の大合併は一段落するものの今後自治体が再編成されていくことは少なからずあるであろう。そのような中で古い住所の顧客情報のままでよいのだろうか。情報を蓄積するしくみは提供するが、データのメンテナンスはユーザの仕事であるとシステム屋は言い切る。これでは、ホテルや旅館の接客サービスを支援しているとはいえないのではないだろうか。ストーリーホテル旅館は可能な限り情報のリフレッシュを自動的に行えるしくみを提供している。

情報の鮮度という点では共通点のある旅行業者名簿データも同様に最新状態を保つことのできるしくみを提供している。大手旅行業者の再編が一段落したと思ったが、昨年は全国2万拠点のうち9千拠点の情報がなんらかの変更になっている。これを手作業でメンテナンスしていくことはほぼ不可能に近い。この問題を解消するために「旅行業者名簿毎月更新機能」を提供している。営業マンがこれから訪問するエリアの業者一覧表を印刷すれば、最新の情報で効率的な営業活動ができるのである。他の旅館の営業マンが古い情報を元に旅行業者の営業所を探しているうちに2件の拠点へ挨拶できるかもしれない。
*Escort : Conseilの旧バージョン

[ 活用されていた機能 ]
■合併住所自動更新機能
■全国電話帳検索機能
■全国旅行業者毎月更新機能


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