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活用事例
弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」の活用事例をご紹介します。

第6回 ここまで専用にしました。
月刊ホテル旅館 2006年4月号 掲載

現在ではほとんどのホテル旅館でコンピュータを導入してる。ビジネスホテルやシティホテルは電話を受付しながら直接登録しているところも少なくない。このようなホテルであればいかに短い時間で正確に予約を受付するかだけを考えればよいが、リゾートホテルや旅館では事情が異なる。こだわりの運用をしたいが故に受付の際の聞き取り順や確認事項が施設によって違うのである。

こだわりの旅館やリゾートホテルでは、食事の好みや苦手な食材、アレルギーなどを前もって聞いておくことは常識になってきている。当日を迎えてからのトラブルを未然に防ぐためである。そのために予約の受付方法をマニュアル化している施設も少なくない。しかし、コンピュータシステムは最近のパッケージシステムの高度化によって高機能なシステムを安価に購入できるようになった分、予約登録画面は画一的な画面となってしまい、施設毎に整備された予約受付マニュアルに沿った画面構成にはなっていないのが現実である。

そこで、本当にこだわっている施設ではソフトベンダーに改造、つまりカスタマイズを発注するわけであるが、入力画面系のカスタマイズは高額になるのが一般的である。その結果ほとんどのホテル旅館では、パッケージソフトの予約登録画面であきらめてしまい、こだわりの予約受付を平準化できないでいる。

ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*は、そんなこだわりホテル旅館のために予約登録画面を、カスタマイズしないで、マスタ設定によって項目の順番や簡単な項目チェックを設定可能にした。その機能が、「専用予約画面作成機能」である。これによって、高額なソフトウェアの改造費用から開放されて、自分のホテル旅館の専用予約画面で受付を実現できるようになるのである。すると、入社して間もない新人の予約担当者でも、コンピュータの画面に沿って予約を受け付けていけば自然と必要な項目を漏れなく聞き取ることができるのである。これまで、ベテランの予約担当者が時間をかけて教育していたことが、コンピュータの補助によって短期間に習得することができるメリットもある。

予約登録で聞き取った内容がコンピュータに登録されているだけでは現場で活かすことができない。そこで、ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*は、手配書とか部屋割り表、アライバルリストなどと呼ばれるホテル旅館の到着予定者一覧表を施設毎個別にカスタマイズしている。標準帳票でも類似した一覧表はあるが、ほとんどの場合、1ページに収める必要があることと、ホテル旅館によってオペレーションが異なるために必要としている項目と表現方法が異なっていることが多いのである。直接コンピュータを見ることの無い客室係りやレストランサービス係りはこの手配書によってこだわりのオペレーションを展開しているのである。この機能もホテル旅館毎個別に提供していなければ、入力したデータを活かすことができないというものである。

パッケージソフトでありながら、予約登録画面と手配書がホテル旅館専用になっているために、さまざまな形態の施設で同じソフトウェアを使用しても、全く異なるオペレーションを実行できるようになっている。しかもホテル旅館で必要と思われる項目はほとんど備えているので、データベース設計に影響が無い。そのためにカスタマイズ料金が小額で済むのである。
*Escort : Conseilの旧バージョン

[ 活用されていた機能 ]
■専用予約画面作成機能
■専用手配書・部屋割り表・アライバルリスト・到着予定者一覧表


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