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おもしろ実話
弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」をご利用いただいている施設様で本当にあった出来事を元に、実話シリーズとしてご紹介します。

第10回 経理削減!

今回は、「経費削減」ならぬ「経理(作業)削減」である。 経理作業削減をしなければ、まさに経理削減になってしまう。

経理課長は今日も多忙を極めていた。月次締め処理を迎えていたからである。さらに、こういった日に限って売掛金の問い合わせ電話も多い。まるで忙しいことを知っていて追い打ちをかけてきているかのようである。電卓で集計処理をしていると電話が鳴った。課長は集計作業を中断して電話に出た。また、先日の売掛クーポンの問い合わせである。電話を置いたときには、集計処理がどこまで進んでいたかわからなくなり、またやり直しだ。

経理課長の部署では、4名で作業を行っている。売上計上、一般売掛台帳管理、クーポン売掛台帳管理、クレジットカード売掛管理、通常の現金出納、預金出納、仕入買掛管理、さらに最近はエージェント扱いの現金払い後日斡旋手数料のみ送金といった取引も増えてきた。例えば、売掛台帳を記帳している途中で、電話が鳴る。出てみると1週間前の団体客の添乗員からの売掛の問い合わせだ。飲み物の本数がおかしいというのである。確認して電話を掛け直す旨を伝えて電話を切ると、請求領収書の控えを探した。1週間前は先月にあたり、手元に請求領収書の控えの綴りは無い。キャビネットに行き、先月分の綴りを取り出した。また、予約や手配段階での情報が知りたいので当日の部屋割り表(手配表)が見たい。部屋割り表は、フロント係が管理しており経理の手元には無い。フロントに聞いてみるとやはり先月分はすぐに出ないというのである。しばらくしてフロントから先月分の部屋割り表が届いた。確認して旅行業者へ電話を掛けた。添乗員は営業に出かけてしまって不在であった。しばらくして掛け直すことにした。

ストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*を導入する際、経理課長は、日々の自動仕訳と売掛台帳の電子化を強く要望した。経理の業務を省力化するチャンスであったからだ。3ヶ月ほど経過した現在は次のような手順だ。

旅行業者から電話がかかってくる。売掛金の問合せとわかると売掛台帳画面を開く。その際に旅行業者名や団体名などであいまい検索ができる。見つかると「実績」ボタンを押す。するとチェックアウトした時点の請求内容(請求領収書の控え)、利用部屋や宴会場(部屋割表)、支払方法などが1画面に表示されるため、受けた電話で問い合わせの対応が可能になった。また、売掛請求書の印刷が容易にできるため、再度請求書を送る場合も簡単に印刷してFAXで送ることが可能である。請求領収書や部屋割表を探す時間が短縮できただけではなく、掛け直す電話代も節約になっている。ストーリーホテル・ストーリー旅館では、予約・フロント会計・顧客管理に売掛管理までが一体のシステムになっている。経理課長は一体になっている必要性を感じていなかったが、運用が始まってその理由が明確になった。売掛台帳を電子化するためには会計事務所の確認が必要であるが、確認作業にも信南情報システムは加わってくれ、今では財務会計の売掛金の補助簿は一掃されて主勘定のみのシンプルなものになっている。財務会計の明細、つまり売掛金台帳はストーリーホテル・ストーリー旅館Escort*のもの十分なのである。

データ入力の点でも工夫が施されており、フロントでお客様や添乗員と確認しながら売掛情報を登録してくれるので、日計表が経理に来るころには売掛台帳が出来上がっている。

また、会計仕訳の自動作成も経理作業の軽減に役立っている。売上仕訳、予約金の計上、売掛金の回収など可能な限り財務会計ソフト用の仕訳データが作成されるようになっており、これまで集計表を出力後、それを見て起票、その後財務会計ソフトへ登録する作業が一瞬で完了してしまう。仕訳伝票や仕訳日記帳はデータ登録後に財務会計ソフトから印刷すればよいわけだ。

こうしてこの経理課長の部署は4名のスタッフが2名になり、まさに経理作業削減に成功したのである。
*Escort : Conseilの旧バージョン

[ 活用されていた機能 ]
■売掛管理機能。一般売掛管理、クーポン売掛管理、クレジットカード売掛管理、現金入金未払手数料管理。
■売掛管理機能全般が予約・フロント会計・顧客管理と直結している。あいまい検索。ワンタッチ実績表示。
■自動仕訳機能。予約計上、売上計上、売掛回収計上などに対応している。

[ 活用のポイント ]
■会計事務所を巻き込んで売掛金台帳をストーリーホテル旅館の帳票に変更した。
■売掛詳細情報の登録をフロントの空いている時間にお願いした。
■問合せ対応の手順を練習した。


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