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おもしろ実話
弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」をご利用いただいている施設様で本当にあった出来事を元に、実話シリーズとしてご紹介します。

最終回 老人クラブにアプローチ

夏休みも終わり、稼働率も徐々に下がり始めていた。営業担当主任は接客の疲れもあるものの休んでもいられないと焦っていた。これから年末にかけて予約の浮き沈みが激しくなる。団体が多くなるだけに、急にキャンセルになると影響も大きい。そこで、老人クラブにダイレクトメールでアプローチしようと考えていた。効率的な方法はないかと信南情報システムへ電話をした。

現在は、データが登録されていないので、手作業で登録から行わなくてはならない。しかし、登録する際に工夫することであとの作業が楽になるのではないかと考えた担当主任は、着手する前に問い合わせてみようと思ったのである。

信南情報システムへ電話をしてみると土曜日の夜にもかかわらず、ストーリーホテル旅館の設計者であるSEが電話に出た。会社は休みなのであるが、今日はサポート当番で出勤していたというのである。年中いつ電話をしても開発・導入の担当者が電話にでてくれるので安心である。ヘルプデスクと称してアウトソーシングされている業者もあるが、コンピュータシステムに登録されている対応しかしてくれないので、業務に関係する質問をしても的を得た回答が返ってこない。

さっそく、事情を伝えて方法を尋ねてみた。顧客ランクは既に他の目的で使用しているので活用できない。備考欄にでも登録しておいてあいまい検索でもするのかと想像していた。「DM区分」を使うとよいというのだ。DM区分はDMを送ってはいけないお客様を区分するためのものであると考えていたが、ストーリーホテル旅館の「DM区分」は少々違っていた。内容が99種類設定できるというのだ。確かに現在は、「DM出力する」と「DM出力しない」の2種類しか登録されていない。そこに「老人クラブ」という区分を追加して、印刷する際に老人クラブだけ指定すれば対象の分しか印刷されない。宛名書きソフトでは当然のようにできていることではあるが、汎用の業務ソフトでここまで考えられているものは少ないかもしれない。今後、新しいグループが発生したら追加していけばよいのである。

また、老人クラブの中には、幹事が持ちまわりになっているケースも少なくない。そこで、老人クラブを法人として登録しておき、所属している個人を関連付けておけば、毎回変わる幹事様も把握しやすいし、改めて個人情報を伺わなくてもよくなる。ストーリーホテル旅館でいう「法人」とは、個人以外の団体も含めて考えればよいそうだ。老人会としての利用履歴と個人の利用履歴が別個に保存され、同伴機能を活用すれば、前回は誰が参加したかまでわかってしまう。。

数件登録したところで、個人リストの条件画面を呼び出そうとメニューボタンを押した。いつもの数字4桁のパスワード画面が現れた。主任は自分のパスワードを入力すると、条件画面が表示されるものと待っていると「第2パスワード」画面が表示された。今年の4月から施行になった「個人情報保護法」に伴い無償で追加された機能だ。要望があれば指紋認証とも組み合わせることができると言っていたのを思い出しながらパスワードを登録した。条件入力の画面を眺めながら、老人クラブ向けの企画をどんな内容にしようか考えている担当主任であった。

[ 活用されていた機能 ]
■個人情報の「DM区分」99種類。
■個人と法人の別管理機能と相互のリレーション。
■個人情報保護のための第2パスワード。
■年中無休サポート体制。開発・導入技術者によるサポート。

[ 活用のポイント ]
■顧客ランクなどと区別してDM区分を採用した。
■障害問合せや操作の問合せだけではなく、運用方法の相談ができる。


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