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おもしろ実話
弊社のホテル・旅館総合情報システム「ストーリーホテル・ストーリー旅館」をご利用いただいている施設様で本当にあった出来事を元に、実話シリーズとしてご紹介します。

第4回 決断のスピードアップ

ある朝、有名温泉旅館の東京営業所に籍のある営業課長は、鳴り続けていた電話を取った。いつも団体客を送ってくれる旅行業者のA氏である。春に新入社員の研修を兼ねた団体の予約確認だ。指定の日を聞くと予約状況を確認すると伝えて電話を置いた。

現地に電話をしてみると何かトラブっているようですぐに返事がもらえない。そして、現地から予約状況の連絡があったのは昼を回った午後であった。慌ててA氏に連絡してみると他の旅館に決めたというのだ。営業課長はくやしさを堪えながら電話を切った。

大切な商談の時に現地がトラブルになっているおかげで機会を逃してしまった。現地に対する怒りが込み上げてきたが当たってもしかたがないことである。自分が現地で対応していたら同じことになっていたであろう。数ヶ月前まで現地で予約を統括していた彼は十分状況を理解していた。

半年後、営業課長は先日の旅行業者のA氏から電話をもらった。今度は紅葉を見に行く団体ツアーの予約確認である。営業課長はデスクにあるパソコンを操作しながら、A氏の希望する日付の空室状況を確認して十分受けられる旨を伝えた。さらに予約台帳画面の余白欄に「本日より特製デザートの提供可能」と書かれているのを目にしたので、前回の連絡の遅れのお詫びにこのツアーの料理に特製デザートをサービスすることにした。A氏は即予約を決めてくれた。そのあと、条件を聞きながらパソコンに登録していった。電話を置くと途中で登録しきれなかった内容を入力して画面を閉じた。これで予約登録まで完了である。これまで予約カルテを作成して現地へFAXする作業も必要なくなった。

営業課長は、この半年間をかけて東京営業所のオンライン化を進めてきた。現地もようやくADSLが開通したため、東京のB(光ケーブル)と組み合わせてVPN(virtual private network仮想私設通信網)を導入した。このおかげで現地の予約室の隣部屋にいるような感覚で予約の状況確認や予約登録を行うことができる。これにより予約状況を確認するための電話代が不要になり通信コストの削減できた。何よりも決断がスピードアップされて成約率が上がった事が最大のメリットである。最初の3ヶ月は予約状況の確認のみで、予約登録はこれまで同様に現地の予約係にまかせた。次の3ヶ月で東京営業所でも予約登録のできる環境を整備した。

こうして、現地の予約、東京営業所とさらに1年ほど前から導入しているお客様がインターネットで予約すると館内の予約台帳サーバに直接書き込むインターネットダイレクト予約の3者で客室の取り合いとなっている。

営業課長が今日の仕事を終えるころから、インターネットの予約が盛んになる。そんなことを考えながら、オンライン化によって予約係や営業マンが常に最新の予約台帳を持って活動できるようになったことに満足していた。次には出先からモバイルで、さらに海外から予約状況の照会や登録ができる環境整備を考えている。

[ 活用されていた機能 ]
■遠隔地からの予約照会、登録機能。
■予約カレンダー台帳の備考欄。日付単位にコメントを登録しておくことができます。
■インターネットダイレクト予約機能。お客様が登録した内容をそのまま館内のデータベースに書き込みます。

[ 活用のポイント ]
■営業所の業務を段階的にオンライン化した。予約状況確認のみ、予約登録まで。
■電話を受けながらできるだけ直接PCを操作することによってコメントなども営業に活用できる。


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